Ce n’est plus nouveau, le contexte actuel oblige nos entreprises à se réinventer.  L’équipe de Podzies s’est donc penché sur la question en vous offrant les 25 pratiques et astuces à utiliser pour maximiser votre travail de la maison. Selon Statistique Québec, c’est actuellement plus du tiers des entreprises qui offrent la possibilité du télétravail à leurs employés. C’est également près du quart des entreprises qui permettrons le télétravail post pandémie. C’est donc dire que le télétravail prendra de plus en plus de place dans notre façon de travailler pour les prochaines années. Le présent guide est là pour, espérons-le, vous outiller face à ce changement de mœurs!

Le matériel et les outils indispensables pour être productif

Le fardeau financier d’un télétravailleur

D’entrée de jeu, saviez-vous qu’en tant que salarié, certaines dépenses liées à votre travail à domicile pouvaient être déductibles d’impôts? En effet, un certain pourcentage de vos factures d’électricité, d’internet, de loyer et même certaines dépenses liées aux fournitures de bureaux et d’équipements pourront être déduites de votre fardeau fiscal annuel. L’idée ici n’est pas de s’enliser dans des calculs explicatifs mais de simplement vous mettre la puce à l’oreille d’avoir une bonne conversation avec votre comptable à la fin de l’année. Vous pourriez ainsi récupérer des centaines voire des milliers de dollars en retour d’impôt à la fin de l’année ou du moins, vous alléger de ce côté! Il est certain que de mettre en place une station de travail à distance peut être dispendieux, gardez simplement en tête que vous équiper pourrait être plus abordable que vous ne le pensez!

L’importance d’avoir une bonne connexion internet

Rien n’est plus frustrant qu’une connexion internet qui flanche ou qui n’est pas constante. C’est non seulement frustrant pour vous, mais ça le sera fort probablement pour vos collègues ou pire, vos clients. Dans la mesure ou votre connexion internet est votre outil de travail principal, ne lésinez pas sur la dépense. Optez pour un internet à vitesse supérieure, cela ne vous coutera que quelques dizaines de dollars de plus par mois qui, nous vous le rappelons, pourront être réclamé sur vos impôts en fin d’année.

Pour les personnes qui vivent dans une zone rurale avec un accès plus limité à l’internet haute vitesse, nous vous suggérons l'internet par satellite. La compagnie Starlink offre d’ailleurs une couverture très abordables grâce à leur système reliant votre connexion internet à plus de 1000 satellites en orbite actuellement.

Utiliser un outil de messagerie instantanée efficace

Plus on s’automatise, plus on est efficace. En présentiel, c’est facile de poser une question rapide à un collègue, mais en télétravail, ça peut être parfois plus long et difficile de rejoindre quelqu’un rapidement. C’est pourquoi il est important de mettre en place un outil de communication instantanée efficace. Il est également important d’utiliser des médias de communications professionnels qui sont différents de vos médias de communications personnels. Nous suggérons d’utiliser Slack, un outil plutôt complet, que nous aborderons dans la prochaine section.

L’utilisation du nuage et les intégrations automatiques

Loin des ressources du bureau, vous devrez faire en sorte d’automatiser le plus possible vos processus. Il est évidement plus facile d’adapter ces processus lorsque vous êtes employés par une petite entreprise plutôt que par une grande entreprise aux processus déjà en place. Néanmoins, s’il vous est permis une certaine flexibilité par votre employeur, considérez les outils d’optimisations suivants :

Slack : un outil de communication et d’organisation qui vous permettra de garder centralisé tous vos échanges de fichiers, vos emails et vos communications instantanées. C’est en lui-même un mini CRM (système de gestion informatisé).

Zapier : un outil qui vous permet d’intégrer, lier et automatiser plus de 3000 applications entre elles, notamment Gmail, Google sheet, votre calendrier, Facebook, etc. Par exemple, vous pourriez demander à Zapier de mettre automatiquement un rendez-vous à votre agenda lorsque vous recevez un email contenant certains mots clés ou encore d’ajouter une ligne à un classeur Excel lorsque vous ajoutez un fichier à votre Google Drive.

Drives virtuels et outils numériques: si vous n’avez pas encore votre accès aux outils numériques et à un disque dur numérique tel que Google Drive, il vous manque un gros morceau! Non seulement vos fichiers seront à l’abris de tous bris ou erreurs accidentelles, mais ils seront également disponibles sur n’importe quel appareil que vous souhaitez utiliser. Vous pourrez également partager des dossiers ou des fichiers précis facilement avec des collègues par un simple lien HyperText.

La mise en place d’un plan de secours

Le point précédent amène une réflexion importante : En cas de bris ou de panne, que ferez-vous?

Disposer d’une connexion internet alternative : Votre forfait de téléphone permet-il le partage de votre connexion internet mobile et avez-vous une bande passante suffisante? Vous pourrez ainsi partager cette connexion sur votre ordinateur en cas de besoin.

Google Drive : Tel que mentionné précédemment, si votre ordinateur est défectueux, avez-vous sauvegardé vos données dans le nuage?

Travail manuscrit : Avez-vous votre Rocketbook? Un outil must pour ceux qui aiment prendre des notes manuscrites. Le RocketBook est un livre physique utilisant un stylo spécial effaçable vous permettant de réutiliser le carnet à l’infini. Là où la magie s’opère, c’est que le carnet est lié informatiquement à vos outils virtuels. D’une simple manipulation, vos notes manuscrites sont transférées en fichier virtuel et automatiquement enregistrées sur vos plateformes préférées. En effet, vous pouvez attribuer des règles pour décider de l’action à accomplir avec la page de notes utilisée : envoyer la page par email à un collègue, enregistrer la page dans votre Google drive dans un fichier précis ou même l’intégrer avec l’outil Zapier avec une règle personnalisée pour la connecter à l’une ou l’autre des 3000 applications compatibles. C’est écologique, pratique et en plus, abordable (entre 35 et 65$)!

Les équipements matériels à se prémunir

Bien évidemment, quand on parle de matériel, on ne peut omettre d’avoir les bases tel qu’un clavier et une souris sans fil. Ça peut paraitre banal, mais ça va avoir une importance ergonomique qu’on verra un peu plus tard. Pour éviter les manipulations inutiles, sauver du temps et de la frustration, vous pouvez également opter pour un deuxième moniteur. De cette façon vous pourrez distribuer visuellement vos tâches sans vous fatiguer en sautant d’une fenêtre à l’autre. Par exemple vous pourriez attribuer vos emails à votre moniteur supplémentaire et vos tâches communes à votre moniteur principal.

L’utilisation d’une « social room »

Vous pouvez considérer la room sociale comme votre salle des employés virtuelle. C’est un endroit qui n’est pas nécessairement destiné pour parler de travail et qui est réservée pour soit un groupe d’amis, soit un groupe de collègues. Elle est toujours ouverte et vous pouvez y aller et venir comme bon vous semble. C’est un endroit qui est dédié à la socialisation sur vos heures de pauses ou votre heure de dîner pour contrer la solitude. L’avantage d’utiliser une room sociale plutôt qu’une messagerie instantanée est que dès lors ou vous être connecté, c’est de déclarer à vos pairs que vous êtes disponible pour « décrocher » du boulot. En mettant ce système en place, ça permettra de limiter vos échanges personnels sur les heures de productivité. Il y a plusieurs applications qui permettent la création d’une room sociale, mais l’option la plus simple est sans doute de mettre en place un meeting de 24h (00 :00 à 24 :00) avec une récurrence journalière dans Zoom, une plateforme de visioconférence. De cette façon, n’importe qui possédant le lien de connexion y aura accès en tout temps.

Se munir d’écouteurs sans fil efficaces avec la technologie ANC

Vous nous voyez venir, c’est ici qu’on va parler de Podzies! Mais attendez, pas seulement parce que c’est notre belle entreprise mais parce que c’est important d’avoir un outil de travail approprié. S’il y a un outil qui est indispensable en télétravail pour garder un niveau de concentration optimale, c’est bien une bonne paire d’écouteurs sans fil.

On a conçu les Podzies Pro d’abord en fonction des choses qu’on jugeait nécessaire, mais également en fonction de vos précieux commentaires. Non seulement nos écouteurs ont une qualité sonore identique aux Airpods Pro, avec une technologie d’annulation des bruits ambiants tout aussi performante, mais ils offrent en plus une autonomie de batterie deux fois plus élevée (8h vs 4h de discutions en continue) ainsi qu’un meilleur indice de protection aux éclaboussures et à la sueur. Mais le plus beau dans tout ça, c’est que les Podzies Pro sont une fraction du prix!

La technologie d’annulation des bruits ambiants est divisée en 2 facettes : la facette passive et la facette active. Qui sera abordée dans les deux prochaines sections.

L’annulation passive des bruits ambiants

L’annulation passive des bruits ambiants, c’est le procédé mécanique d’isolation des bruits. Dans le cas d’écouteurs sans fil comme les Podzies Pro, c’est l’utilisation d’un design optimisé pour isoler vos canaux auditifs des bruits ambiants de façon physique. En appliquant ce principe à votre espace de travail, vous pouvez diminuer les bruits entourant votre environnement de travail en installant des panneaux acoustiques à proximité ou en installant votre espace de travail dans une pièce où il y a un matelas. Cela offrira essentiellement la même fonction que les panneaux acoustiques.

L’annulation active des bruits ambiants (Active noise cancelling ou ANC)

L’ANC permet aux écouteurs de recevoir les bruits ambiants et de les diminuer par un procédé technologique. Les écouteurs perçoivent les bruits ambiants par le micro et produisent une onde audio contraire à celle reçue. Les deux ondes s’annulant, le son n’est pas perçu par l’oreille. L’ANC permet généralement la diminution de 25 à 30 décibels supplémentaires aidant davantage à s’isoler du bruit.

Bien entendu, il peut arriver que nous devions rester à l’affut des bruits ambiants, par exemple lorsque nos enfants dorment ou encore lorsqu’on attend l’annonce d’un vol à l’aéroport. C’est pourquoi les Podzies Pro possèdent le mode transparence qui laisse volontairement passer les bruits ambiants par le micro dans l’oreille. Vous aurez alors l’impression de ne pas porter d’écouteurs du tout et pourrez continuer d’écouter votre musique tout en restant à l’affut de votre entourage!

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